Verordnung vom 22. November 2017 über den Schutz von Personendaten des Bundespersonals (BPDV) (BPDV)

2  Das 4. und das 6. Kapitel dieser Verordnung gelten zusätzlich für Personen, die mit der Bundesverwaltung in einem Auftragsverhältnis oder in einem Personalverleihverhältnis stehen, sowie für Honorarkonsulinnen und Honorarkonsule.Fassung gemäss Ziff. I der V vom 19. Okt. 2022, in Kraft seit 1. Jan. 2023 ( AS 2022 617 ).

3  Diese Verordnung gilt nicht, soweit das Bundesgesetz vom 3. Oktober 2008^[*]übermilitärischeund andere Informationssysteme im VBS (MIG) und die Verordnung vom 16. Dezember 2009^[*]über militärische und andere Informationssysteme im VBS (MIV) Regelungen enthalten über die Bearbeitung der Personendaten von Bewerberinnen und Bewerbern oder von Angestellten und ehemaligen Angestellten des Eidgenössischen Departements für Verteidigung, Bevölkerungsschutz und Sport (VBS).^[*]

Vor der Einführung oder Änderung eines Informationssystems oder einer Datenbank werden die Angestellten informiert.

Die Angestellten können die Datenschutzberaterinnen und -berater ihrer Verwaltungseinheit oder ihres Departements um Beratung angehen.

1  Die in Papierform gesammelten Daten sind unter Verschluss zu halten.

2  Für die Informationssysteme nach dieser Verordnung kann das Eidgenössische Personalamt (EPA) Weisungen erlassen. Diese regeln namentlich die organisatorischen und die technischen Massnahmen zur Gewährleistung der Datensicherheit sowie die Kontrolle der Datenbearbeitung.

3  Die Personaldienste, die Fachdienstleistungszentren Personal und die Vorgesetzten der Verwaltungseinheiten treffen in ihrem Bereich die angemessenen organisatorischen und technischen Massnahmen zur Sicherung der Personendaten.

1 Die betroffenen Personen können ihr Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschungsrecht beim jeweiligen Personaldienst, bei der Personal- und Sozialberatung derBundesverwaltung (PSB) sowie bei den durch das Eidgenössische FinanzdepartementbezeichnetenÄrztinnen und Ärzten geltend machen. Vorbehalten bleiben die Artikel 15 und 27.Fassung gemäss Ziff. I der V vom 19. Okt. 2022, in Kraft seit 1. Jan. 2023 ( AS 2022 617 ).

2  Unrichtige Daten sind von Amtes wegen zu berichtigen.

1  Die Amtsdirektorinnen und Amtsdirektoren sind verantwortlich für die vorgängige Information der Angestellten, deren Daten im Zusammenhang mit der beruflichen Tätigkeit im Intranet, in einem internen Publikationsorgan oder am Anschlagbrett veröffentlicht werden sollen.

2  Die Information umfasst die vorgesehene Publikationsform und den Hinweis, dass Angestellte, die mit der Veröffentlichung nicht einverstanden sind, dies jederzeit schriftlich mitteilen können.

3  Die Veröffentlichung besonders schützenswerter Personendaten bedarf der schriftlichen Einwilligung der betroffenen Person.

1  An Dritte, insbesondere an neue Arbeitgeber, an Bank- und Kreditinstitute oder an Vermieterinnen und Vermieter, dürfen Daten nur mit schriftlicher Einwilligung der betroffenen Person weitergegeben werden. Wer Daten weitergibt, muss überprüfen, ob eine entsprechende Einwilligung vorliegt.

2  Die Einwilligung der betroffenen Person gilt als gegeben, wenn sie eine andere Person als Referenzperson für die Auskunftserteilung bezeichnet hat.

3  Die Datenweitergabe beschränkt sich auf die für den Zweck der Anfrage notwendigen Informationen.

4 Die Bestimmungen dieses Artikels gelten auch für Angestellte, die innerhalb der Bundesverwaltung die Verwaltungseinheit wechseln. Vorbehalten bleiben die Artikel 7a, 7b, 22 und 35.Fassung gemäss Ziff. I der V vom 19. Okt. 2022, in Kraft seit 1. Jan. 2023 ( AS 2022 617 ).

Für die Vorbereitung und Umsetzung von Reorganisationen und organisatorischen Betriebsübernahmen können Daten an die neue Verwaltungseinheit weitergegeben werden, welche für die Überprüfung der Zumutbarkeit einer Stelle oder die Übernahme der Arbeitsverhältnisse notwendig sind. Die betroffene angestellte Person ist über die Datenweitergabe zu informieren.

Datenweitergaben zwischen Verwaltungseinheiten sind möglich, wenn zugunsten einer angestellten Person eine ungerechtfertigte finanzielle Leistung festgestellt wurde oder ein begründeter Verdacht auf eine solche besteht. Die betroffene angestellte Person ist über die Datenweitergabe zu informieren.

1 Bewerberinnen und Bewerber reichen ihr Bewerbungsdossier in elektronischer Form ein. Ausnahmsweise können sie das Bewerbungsdossier in Papierform einreichen.Fassung gemäss Ziff. I der V vom 19. Okt. 2022, in Kraft seit 1. Jan. 2023 ( AS 2022 617 ).

2  Die Verwaltungseinheiten können in Papierform eingereichte Bewerbungsdossiers einlesen.

3 Die Verwaltungseinheiten können anstelle des Bewerbungsgespräches vor Ort eine Audio- oder Videokonferenz durchführen oder von der Bewerberin oder dem Bewerber erstellte Aufnahmen nutzen. Die Aufzeichnungen sind Teil des Bewerbungsdossiers.Eingefügt durch Ziff. I der V vom 19. Okt. 2022, in Kraft seit 1. Jan. 2023 ( AS 2022 617 ).

1  Das Bewerbungsdossier kann besonders schützenswerte Personendaten enthalten, insbesondere im Lebenslauf.^[*]

2  Es kann insbesondere die in Anhang 1 aufgeführten Daten enthalten.

1  Die Personaldienste, die Fachdienstleistungszentren Personal und die für die Auswahl verantwortlichen Personen bearbeiten die Daten der Bewerbungsdossiers in ihrem Bereich, soweit es für die Erfüllung ihrer Aufgaben notwendig ist.

2 Am Ende des Bewerbungsverfahrens werden die Daten der Bewerberinnen undBewerber, die angestellt werden, in das Personaldossier (Art. 19–23) und in dasInformationssystemfür das Personaldatenmanagement (Art. 30–38) übertragen. Ausgenommen davon sind die Aufzeichnungen nach Artikel 8 Absatz 3.Fassung gemäss Ziff. I der V vom 19. Okt. 2022, in Kraft seit 1. Jan. 2023 ( AS 2022 617 ).

3  Den abgewiesenen Bewerberinnen und Bewerbern werden die in Papierform eingereichten Bewerbungsdossiers zurückgesendet. Die übrigen Daten werden, mit Ausnahme des Bewerbungsschreibens, spätestens drei Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens vernichtet. Besondere Vereinbarungen mit den Bewerberinnen und Bewerbern bleiben vorbehalten. Die Aufbewahrungsfrist eines Dossiers kann verlängert werden, wenn dieses für die Behandlung von Beschwerden nach Artikel 13 Absatz 2 des Gleichstellungsgesetzes vom 24. März 1995^[*] benötigt wird.

Das Informationssystem für die Rekrutierung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern (Informationssystem E‑Rekrutierung) dient dazu, Stellen auszuschreiben und den Bewerbungsprozess zu vereinfachen.

1  Das Informationssystem E-Rekrutierung besteht aus den Komponenten E-Dispositionsanwendung und Bewerbungsmanagement.

2  Mit der E-Dispositionsanwendung werden die Stelleninserate erstellt und publiziert.

3  Im Bewerbungsmanagement werden auszuschreibende Stellen mit den notwendigen Informationen erfasst und die Daten der Bewerberinnen und Bewerber bearbeitet.

1  Die im Departement verantwortliche Person erteilt auf Antrag der Verwaltungseinheiten deren Personaldiensten und den Fachdienstleistungszentren Personal die Zugriffsrechte.

2  Die Personaldienste und die Fachdienstleistungszentren Personal erteilen im Einzelfall den für die Auswahl verantwortlichen Personen die Zugriffsrechte.

Bei einer elektronischen Bewerbung kann die Bewerberin oder der Bewerber das Auskunfts-, Berichtigungs- und Löschungsrecht im Informationssystem E-Rekrutierung selber wahrnehmen.

1  Die Zugriffe und die Änderungen im Informationssystem E-Rekrutierung werden laufend protokolliert.

2  Die Protokolle werden vom EPA während einem Jahr getrennt vom System, in welchem die Personendaten bearbeitet werden, aufbewahrt.^[*]

3  Sie können zwecks Überprüfung, ob die Datenschutzvorschriften eingehalten werden, von der für die Überwachung dieser Vorschriften zuständigen Stelle des EPA ausgewertet werden.

1  Das EPA ist für das Informationssystem E-Rekrutierung verantwortlich.

2  Die Verwaltungseinheiten sind für die Datenbearbeitung in ihrem Bereich verantwortlich; vorbehalten bleibt die Verantwortung der Departemente für ihre Fachdienstleistungszentren Personal.

Die Personaldienste und die Fachdienstleistungszentren Personal vernichten die Daten des Informationssystems E-Rekrutierung spätestens drei Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens. Vorbehalten bleibt Artikel 10 Absätze 2 und 3.

2  Die im Personaldossier enthaltenen Daten sind in Anhang 2 aufgeführt.

Die Verwaltungseinheiten sind verantwortlich für den Schutz der Daten; vorbehalten ist die Verantwortung der Departemente, deren Fachdienstleistungszentren Personal Zugriff auf die Personaldossiers haben.

1 Tritt eine angestellte Person in eine andere Verwaltungseinheit über, so wird das Personaldossier nicht an die neue Verwaltungseinheit übergeben. Jede Abweichung wird mit der angestellten Person vereinbart.

2 Tritt eine angestellte Person infolge einer organisatorischen Betriebsübernahme in eine andere Verwaltungseinheit über, so wird das Personaldossier an die neue Verwaltungseinheit übergeben.

3 Im Einvernehmen mit der angestellten Person kann die neue Verwaltungseinheit von der alten Verwaltungseinheit die Unterlagen anfordern, die die angestellte Person bei der alten Verwaltungseinheit bereits eingereicht hat.

1  Die Daten des Personaldossiers werden nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses während zehn Jahren aufbewahrt. Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden sie dem Bundesarchiv zur Übernahme angeboten. Die vom Bundesarchiv als nicht archivwürdig bezeichneten Daten werden vernichtet.

2  Die Ergebnisse von Persönlichkeitstests und Potenzialbeurteilungen werden während fünf Jahren aufbewahrt und anschliessend vernichtet.

3  Die Leistungsbeurteilungen und die Entscheide, die auf einer Beurteilung beruhen, werden während fünf Jahren aufbewahrt. Sie können ausnahmsweise länger aufbewahrt werden, wenn ein Rechtsstreit über Ansprüche aus dem Arbeitsverhältnis dies rechtfertigt. In solchen Fällen werden sie längstens bis zum Abschluss des Verfahrens aufbewahrt und anschliessend vernichtet.

Das Informationssystem für die Personaldossiers (Informationssystem E‑Personaldossier) dient der elektronischen Verwaltung, Bewirtschaftung und Ablage von Personendaten der Angestellten.

Nicht besonders schützenswerte Daten können aus dem Informationssystem für das Personaldatenmanagement übernommen werden.

1  Die im Departement verantwortlichen Personen erteilen auf Antrag der Verwaltungseinheiten deren Personaldiensten und den Fachdienstleistungszentren Personal die Zugriffsrechte.

2 Die Personaldienste und die Fachdienstleistungszentren Personal können den Vorgesetzten, dem jeweiligen Rechtsdienst sowie den Fachbereichen EPA bei Bedarf ein Zugriffsrecht erteilen.Fassung gemäss Ziff. I der V vom 19. Okt. 2022, in Kraft seit 1. Jan. 2023 ( AS 2022 617 ).

Die Personaldienste gewähren den Angestellten, die Einsicht in ihr Personaldossier verlangen, einen Zugriff auf ihre Daten im Informationssystem E-Personaldossier.

1  Die Zugriffe und Änderungen im Informationssystem E-Personaldossier werden laufend protokolliert.

2  Die Protokolle werden vom EPA während einem Jahr getrennt vom System, in welchem die Personendaten bearbeitet werden, aufbewahrt.^[*]

3  Sie können zwecks Überprüfung, ob die Datenschutzvorschriften eingehalten werden, von der für die Überwachung dieser Vorschriften zuständigen Stelle des EPA ausgewertet werden.

1  Das EPA ist für das Informationssystem E-Personaldossier verantwortlich.

2  Die Verwaltungseinheiten sind für die Datenbearbeitung in ihrem Bereich verantwortlich; vorbehalten bleibt die Verantwortung der Departemente für ihre Fachdienstleistungszentren Personal. Die verantwortlichen Stellen sorgen für die Richtigkeit der Daten.

Die in den Dossiers der PSB enthaltenen Daten sind in Anhang 6 aufgeführt.

1  Die Daten der Dossiers werden nach Fallabschluss bei der PSB aufbewahrt.

4  Die Anträge um Mittelzuteilung nach Absatz 3 Buchstabe c werden beim EPA nach Abschluss der Mittelzuteilung während zehn Jahren aufbewahrt.

5  Nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist werden die Daten dem Bundesarchiv zur Übernahme angeboten. Die vom Bundesarchiv als nicht archivwürdig bezeichneten Daten werden vernichtet.

Das Informationssystem der PSB dient der elektronischen Verwaltung, Bewirtschaftung und Ablage von Daten der Personen, die an sie gelangen.

Die PSB erteilt im Einzelfall den Personen und den Stellen nach Artikel 27d Absatz 4 BPG ein zeitlich und inhaltlich beschränktes Zugriffsrecht.

1  Die Zugriffe und die Änderungen im Informationssystem der PSB werden laufend protokolliert.

2  Die Protokolle werden vom EPA während einem Jahr getrennt vom System, in welchem die Personendaten bearbeitet werden, aufbewahrt.^[*]

3  Sie können zwecks Überprüfung, ob die Datenschutzvorschriften eingehalten werden, von der für die Überwachung dieser Vorschriften zuständigen Stelle des EPA ausgewertet werden.

Die PSB ist für das Informationssystem der PSB verantwortlich.