Verordnung vom 5. Dezember 2008 über das Immobilienmanagement und die Logistik des Bundes (VILB) (VILB)

1  Diese Verordnung regelt:

1. a. Fassung gemäss Anhang 3 Ziff. 1 der V vom 30. Juni 2010, in Kraft seit 1. Aug. 2010 ( AS 2010 3175 ). die Aufgaben und Zuständigkeiten innerhalb der Bundesverwaltung nach den Artikeln 7 und 7a Absatz 1 Buchstaben a und b der Regierungs- und Verwaltungsorganisationsverordnung vom 25. November 1998^[*] (RVOV) sowie des ETH-Bereichs im Bereich des Immobilienmanagements;
2. b. die Aufgaben und Zuständigkeiten des Bundesamtes für Bauten und Logistik (BBL) im Bereich der Logistik;
3. c. die Verfahren bei Differenzen.

2  Im Bereich des Immobilienmanagements verfolgt er die folgenden strategischen Ziele:

1. a. Konzentration der Unterbringung von Organisationseinheiten der Bundesverwaltung in polyvalenten Objekten angemessener Grösse, die, soweit dies wirtschaftlich ist, im Eigentum des Bundes stehen;
2. b. Schaffung und Befolgung nachhaltiger Standards bezüglich Planung, Bau, Einrichtung, Bewirtschaftung, Betrieb und Rückbau; zur Unterstützung dieses Ziels führt die Bundesverwaltung ein Ressourcen- und Umweltmanagement durch.

3  Im Bereich der Logistik verfolgt er die folgenden strategischen Ziele:

1. a. Standardisierung und Führung von Sortimenten;
2. b. Volumenbündelung im Einkauf und Beschaffungskooperationen mit anderen Organisationen der öffentlichen Hand;
3. c. periodische Überprüfung und Weiterentwicklung der Beschaffungsprozesse und -organisationen;
4. d. Fassung gemäss Ziff. I der V vom 25. Nov. 2015, in Kraft seit 1. Jan. 2016 ( AS 2015 5023 ). Zentralisierung hoheitlich begründeter Datenausgaben auf Medien wie elektronische Medien, Papier, CD usw.;
5. e. Nutzbarmachung und Vertrieb von Bundesdaten aller Art einschliesslich Massenversand.

1  Der Bundesrat genehmigt die Vereinbarungen:

1. a. mit der Verwaltungsdelegation der Bundesversammlung über die Zusammenarbeit im Bereich des Immobilienmanagements für die Bundesversammlung und die Parlamentsdienste;
2. b. Fassung gemäss Ziff. I der V vom 27. Okt. 2010, in Kraft seit 1. Jan. 2011 ( AS 2010 5049 ). nach Artikel 25ades Bundesgerichtsgesetzes vom 17. Juni 2005^[*], den Artikeln 18 und 62 des Strafbehördenorganisationsgesetzes vom 19. März 2010^[*] und Artikel 27a des Verwaltungsgerichtsgesetzes vom 17. Juni 2005^[*];
3. c. mit der Schweizerischen Gemeinnützigen Gesellschaft (SGG) über die Zusammenarbeit betreffend das Rütli, namentlich im Bereich der Verwaltung, der Nutzung und des Unterhalts.

Die BLO können auf vertraglicher Basis und zu kostendeckenden Preisen auch Leistungen im Immobilienmanagement erbringen für:

1. a. Einheiten der Bundesverwaltung nach Artikel 7a Absatz 1 Buchstaben c und d RVOV^[*];
2. b. externe Träger von Verwaltungsaufgaben im Sinne von Artikel 6 Absatz 3 erster Satz RVOV;
3. c. weitere öffentliche Verwaltungen.

1  Das BBL-Immobilienportfolio umfasst alle Immobilien des Bundes, die weder zum VBS-Immobilienportfolio noch zum ETH-Immobilienportfolio gehören. Zum BBL-Immobilienportfolio gehören auch die Immobilien, welche bestimmt sind für die Aufgabenerfüllung:

1. a. der Bundesversammlung sowie der Parlamentsdienste (Art. 4 Abs. 1 Bst. a);
2. b. Fassung gemäss Ziff. I der V vom 27. Okt. 2010, in Kraft seit 1. Jan. 2011 ( AS 2010 5049 ). der eidgenössischen Gerichte und der Bundesanwaltschaft (Art. 4 Abs. 1 Bst. b);
3. c. des Bundes im Ausland;
4. d. der ausserparlamentarischen Kommissionen nach Artikel 57 Absatz 2 RVOG;
5. e. weiterer Institutionen aufgrund von Vereinbarungen nach den Artikeln 4 und 5.

2  Das VBS-Immobilienportfolio umfasst alle durch das Eidgenössische Departement für Verteidigung, Bevölkerungsschutz und Sport (VBS) im Rahmen von Eigentums- oder Besitzverhältnissen genutzten und bewirtschafteten Immobilien, mit Ausnahme:

1. a. der Immobilien für die Verwaltung des VBS in der Region Bern;
2. b. der Immobilien des Bundesamtes für Sport.

1  Für das Immobilienmanagement sind als BLO verantwortlich:

1. a. für Immobilien, die zum BBL-Immobilienportfolio gehören: das BBL;
2. b. für Immobilien, die zum VBS-Immobilienportfolio gehören: die Armasuisse;
3. c. für Immobilien, die zum ETH-Immobilienportfolio gehören: der ETH-Rat.

2  Im Bereich der strategischen Steuerung erfüllen die BLO insbesondere folgende Aufgaben:

1. a. Bedürfnisüberprüfung: Sie überprüfen die angemeldeten Bedürfnisse auf Rechtmässigkeit, Zweckmässigkeit, Standards, Optimierung der betrieblichen Abläufe, Wirtschaftlichkeit und Finanzierbarkeit.
2. b. Investitionsplanung und -steuerung: Sie planen und steuern die Verpflichtungs- und die Voranschlagskredite.
3. c. Immobilien-Portfolio-Management: Sie definieren Strategien, Gesamtkonzepte, Vorgaben und das Controlling zur Kosten-Nutzen-Optimierung des Immobilien-Portfolios des Bundes.
4. d. Schaffung von Kostentransparenz: Sie schaffen Kostentransparenz durch den Ausweis der effektiven Kosten des Bundes als Liegenschaftseigentümer und -besitzer sowie als Bauherr, Liegenschaftsbewirtschafter und -betreiber.
5. e. Mehrjahresplanung und Zielsetzung:Im Rahmen einer rollenden Mehrjahresplanung erarbeiten sie strategische Ziele und legen, auf diese abgestimmt, jedes Jahr die operativen Ziele fest.
6. f. Aufgehoben durch Ziff. I der V vom 25. Nov. 2015, mit Wirkung seit 1. Jan. 2016 ( AS 2015 5023 ). …

3  Im Bereich der dispositiven Steuerung der Projekte erfüllen die BLO insbesondere folgende Aufgaben:

1. a.

   Statusbericht:Die BLO erstellen in festgelegtem Rhythmus einen Statusbericht mit folgendem Inhalt:

   1. 1. Soll-Ist-Vergleich zum aktuellen Zeitpunkt,
   2. 2. Prognose bis zum Projektabschluss,
   3. 3. Beurteilung der Ursachen von Soll-Ist-Abweichungen sowie Chancen und Risiken,
   4. 4. Vorschläge für Steuerungsmassnahmen zur Zielerreichung,
   5. 5. eventuell Antrag auf Projektänderung (Zielabweichung, Zielkorrektur).
2. b. Projektcontrolling: Das Projektcontrolling umfasst den Einsatz von Controllinginstrumenten zur Steuerung der einzelnen Projekte.
3. c. Periodisches Reporting: Die BLO erstellen in halbjährlichem Rhythmus ein periodisches Reporting mit Kommentar als Kontrolle der Verpflichtungs- und der Voranschlagskredite.
4. d. Auditing:Das jeweilige Departement, dem das BLO angehört, kann die Durchführung von Audits in allen Projekten und Prozessen des Immobilienmanagements anordnen. Für das Auditing des ETH-Immobilienportfolios ist das EFD zuständig.

4  Im Bereich der operativen Steuerung erfüllen die BLO insbesondere folgende Aufgaben:

1. a. Fassung gemäss Art. 39 Abs. 2 der V vom 24. Okt. 2012 über die Organisation des öffentlichen Beschaffungswesens der Bundesverwaltung, in Kraft seit 1. Jan. 2013 ( AS 2012 5935 ). Immobilien-Bereitstellung, Immobilien-Desinvestition und kaufmännisches Gebäudemanagement: Dieses umfasst insbesondere das Beschaffungsmanagement einschliesslich Beschaffungskooperationen, das Raum- und Flächenmanagement, die Objektbuchhaltung und das Vertragsmanagement. Das BBL und die armasuisse berücksichtigen dabei die Vorgaben zum Beschaffungscontrolling gemäss der Verordnung vom 24. Oktober 2012^[*] über die Organisation des öffentlichen Beschaffungswesens der Bundesverwaltung.
2. b. Technisches Gebäudemanagement: Dieses umfasst insbesondere das Instandhaltungsmanagement, die technische Betriebsführung, das Energiemanagement und das Sicherheitsmanagement.
3. c. Infrastrukturelles Gebäudemanagement: Dieses umfasst die Beschaffung, Erbringung, Koordination und Überwachung aller Dienste, die für den täglichen Betrieb des Objektes erforderlich sind.
4. d. Vorstudien und Projektierung:Führung der Teilphasen Machbarkeitsstudien, Projektdefinitionen, Auswahlverfahren, Vorprojekte, Bauprojekte, Bewilligungsverfahren und Auflageprojekte. Die Optimierung der Lebenszykluskosten eines Gebäudes ist in allen Projektphasen zu berücksichtigen.
5. e. Ausschreibung und Realisierung:Führung der Teilphasen Ausschreibungen, Offertvergleiche, Vergaben, Ausführungsprojekte, Ausführung, Inbetriebnahme und Bauabschluss unter Berücksichtigung der Lebenswegkosten.
6. f . Ressourcenverbrauch: Die BLO führen ein Ressourcen- und Umweltmanagement und erstellen ein periodisches Reporting über den Ressourcenverbrauch (Wärme, Strom, Wasser, Abfall) pro Energiebezugsfläche und pro Gebäude des für eine aussagekräftige Auswertung relevanten Gebäudebestandes sowie über die geplanten Massnahmen. Den interessierten BO stellen sie diese Informationen im Rahmen des Programms RUMBA (Ressourcen- und Umweltmanagement der Bundesverwaltung) zur Verfügung.

1  Die BLO können im Rahmen der von den eidgenössischen Räten bewilligten Verpflichtungs- und Voranschlagskredite sowie der Vorgaben des zuständigen Departementes in ihrem Zuständigkeitsbereich alle Geschäfte selbstständig erledigen. Insbesondere haben sie folgende Befugnisse:

1. a. Kauf und Verkauf von Immobilien sowie Begründung, Änderung, Ausübung und Aufhebung von Vorkaufs-, Kaufs- und Rückkaufsrechten an Immobilien;
2. b. Begründung, Änderung und Aufhebung von Baurechten und anderen beschränkten dinglichen Rechten;
3. c. Vermietung und Verpachtung von Immobilien oder Teilen davon, sowie Einzug der entsprechenden Zinsen und Nebenkosten;
4. d. Miete und Pacht von Immobilien für die Bundesverwaltung;
5. e. Abschluss von Leasinggeschäften im Rahmen von Artikel 52 der Finanzhaushaltverordnung vom 5. April 2006^[*];
6. f. verbindliche Definition von Standards bezüglich Bau, Flächenzuteilung, Inneneinrichtung, Liegenschaftsbewirtschaftung und -betrieb;
7. g. ökonomische Nutzung und angemessene Nutzungsverdichtung des verfügbaren Raums;
8. h. verbindliche Zuteilung von Immobilien und Räumlichkeiten an die BO nach Konsultation der betroffenen Departemente;
9. i. Vergabe von Bau-, Liefer- und Dienstleistungsaufträgen;
10. j. Beauftragung von Dritten.

2  Beabsichtigt ein BLO, eine Liegenschaft zu verkaufen, so fragt es, unter dem Vorbehalt allfälliger Vorkaufs- oder Rückkaufsrechte, die nachstehend genannten möglichen Käufer in folgender Reihenfolge an:

1. a. andere BLO (Eigenbedarf des Bundes);
2. b. Kantone;
3. c. Gemeinden;
4. d. Private.

2  Sie besetzen die folgenden ständigen Funktionen:

1. a. Verantwortliche oder Verantwortlicher der Ansprechstelle Immobilien auf Stufe GS oder auf der Stufe der Stelle, die der BO vorgesetzt ist;
2. b. Immobilienlogistikerin oder Immobilienlogistiker auf Stufe BO (IL-BO);
3. c. Immobilienlogistikerin oder Immobilienlogistiker an den Standorten der BO (IL-SO).

2  Es informiert die BO regelmässig über:

1. a. die Grundsätze der Portfoliostrategie;
2. b. die Investitionsplanung (Mehrjahresplanung, Investitionsbänder);
3. c. die aktuelle Belegungsstrategie;
4. d. die Weisungen, Normen und Standards bezüglich Bau, Einrichtung, Betrieb und nachhaltigem Bauen;
5. e. die aktuelle Erhaltungsstrategie;
6. f. den Ressourcenverbrauch und die Umweltbelastung.

3  Es stellt den BO die für ihre Bedürfnisse notwendigen Planungs- und Steuerungsinstrumente online zur Verfügung, insbesondere:

1. a. Antragsformulare;
2. b. Belegungspläne und Flächendaten über die Büro- und Verwaltungsgebäude;
3. c. Weisungen, Normen und Standards bezüglich Bau, Einrichtung, Betrieb und nachhaltigem Bauen;
4. d. Dokumentationen über die Organisation und Arbeitsweise des BBL.

3  Die BO arbeiten mit dem BBL zur Erreichung der Ziele nach Artikel 2 in den folgenden Bereichen zusammen:

1. a. Raumbelegung und Nutzungsverdichtung;
2. b. Planung und Optimierung nutzerspezifischer Betriebsabläufe;
3. c. Planung und Optimierung von Gebäudebewirtschaftung und -betrieb;
4. d. Optimierung des Raum- und Flächenbedarfs;
5. e. Nachweise der Wirtschaftlichkeit von Betriebsabläufen.

4  Sie informieren das BBL regelmässig über:

1. a. ihre kurz- und mittelfristige Planung;
2. b. ihre mittel- und langfristige Strategie;
3. c. die Entwicklung des Flächenbedarfs;
4. d. die erwartete Personalentwicklung nach Voll- und Teilzeitstellen;
5. e. die Standort-Beurteilung und die Eignung der Liegenschaft;
6. f. die Anforderungen an die Raumqualität;
7. g. Anregungen für Anpassungen der Raum-Standards.

5  Sie stellen dem BBL jährlich die folgenden Daten für übergeordnete Berichte und für Berichte zum Programm RUMBA zur Verfügung:

1. a. Personalbestände nach Voll- und Teilzeitstellen pro Standort;
2. b. Betriebskennzahlen, sofern die Zuständigkeit für den Gebäudebetrieb bei der BO liegt.

Besondere Regelungen gelten für:

1. a. die Bewirtschaftung von Parkplätzen; sie ist in der Verordnung vom 20. Mai 1992^[*] über die Zuteilung von Parkplätzen in der Bundesverwaltung geregelt;
2. b. die Nutzung und den Betrieb von Verpflegungseinrichtungen; sie wird in einer Vereinbarung zwischen dem BBL und dem Eidgenössischen Personalamt geregelt;
3. c. die Nutzung und den Betrieb von Dienstwohnungen; für sie gilt Artikel 90 der Bundespersonalverordnung vom 3. Juli 2001^[*];
4. d. Eingefügt durch Ziff. I der V vom 25. Nov. 2015, in Kraft seit 1. Jan. 2016 ( AS 2015 5023 ). die Nutzung und den Betrieb von zivilen Bundesbauten; das BBL erlässt dazu Weisungen.

1  Das BBL nimmt bei Kunst-am-Bau-Projekten des BBL-Immobilienportfolios die folgenden Aufgaben wahr:

1. a. Planung;
2. b. Koordination der Projekte mit den übrigen Bauvorhaben;
3. c. Bewirtschaftung der dafür notwendigen Kredite;
4. d. Organisation der Wettbewerbe;
5. e. Direktaufträge;
6. f. Lösung bautechnischer Fragen;
7. g. Administration.

1  Die KBOB ist ein Gremium, dem mindestens angehören:

1. a. die drei BLO nach dieser Verordnung;
2. b. das Bundesamt für Strassen;
3. c. das Bundesamt für Verkehr.

3  Sie bildet folgende Organe, in denen ihre Mitglieder vertreten sind:

1. a. den Vorstand;
2. b. die ständigen Fachgruppen;
3. c. bei Bedarf Ad-hoc-Arbeitsgruppen mit befristetem Auftrag.

2  Sie verfolgt insbesondere die folgenden Ziele und nimmt die folgenden Aufgaben wahr:

1. a. Sie sorgt dafür, dass ihre Mitglieder effizient zusammenarbeiten.
2. b. Sie fördert den Erfahrungsaustausch zwischen den Mitgliedern und den Vertreterinnen und Vertretern anderer Institutionen im Bau- und Liegenschaftsbereich.
3. c. Sie vertritt ihre Mitglieder einheitlich gegenüber anderen öffentlichen Institutionen und der Bauwirtschaft.
4. d. Sie fördert die Effizienz bei der Immobilien-Bereitstellung, dem Bau, der Einrichtung, der Bewirtschaftung und dem Betrieb von Bauten und Anlagen des Bundes.
5. e. Sie berücksichtigt die nachhaltige Entwicklung.
6. f . Sie berücksichtigt kulturelle Belange.
7. g. Sie bietet regelmässig Aus- und Weiterbildungskurse zur Förderung der Zusammenarbeit im Immobilienbereich des Bundes für die im Immobilienmanagement tätigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an.

3  Sie nimmt insbesondere in den folgenden Bereichen Koordinationsaufgaben wahr:

1. a. Beschaffungs- und Vertragswesen;
2. b. Preisänderungsfragen;
3. c. Dienstleistungen von Planerinnen und Planern;
4. d. Normwesen;
5. e. nachhaltiges Bauen.

4  Sie kann im Rahmen des Immobilienmanagements:

1. a. für ihre Mitglieder gemeinsame Empfehlungen erlassen;
2. b. ihre Mitglieder im Inland vertreten.

1  Das Departement, dem das BLO angehört, beantragt für alle Investitionsvorhaben seines BLO im Bereich des Immobilienmanagements jährlich einen Verpflichtungskredit mit folgenden Spezifikationsbereichen:^[*]

1. a. je einen Verpflichtungskredit für alle Vorhaben, die Ausgaben von mehr als 10 Millionen Franken im Einzelfall erfordern, mit Erläuterungen für jedes einzelne Vorhaben;
2. b. Fassung gemäss Anhang Ziff. 2 der V vom 10. Nov. 2021, in Kraft seit 1. Jan. 2022 ( AS 2021 807 ). einen zweckmässig gegliederten Verpflichtungskredit für alle übrigen Bauvorhaben.

5  Die BLO können im Rahmen des Immobilienmanagements:

1. a. über Projektierungskredite und Kreditfreigaben für einzelne Investitionsvorhaben entscheiden;
2. b. über Betriebskredite und entsprechende Kreditfreigaben entscheiden;
3. c. Verpflichtungs- und Voranschlagskredite verwalten.

1  Meinungsverschiedenheiten im Bereich des BBL-Immobilienportfolios sind in gegenseitigem Einvernehmen auszuräumen:

1. a. bei Fragen im Zusammenhang mit der strategischen Planung: zwischen der Portfoliomanagerin oder dem Portfoliomanager des BBL und einem Geschäftsleitungsmitglied oder der oder dem IL-BO;
2. b. bei Fragen im Zusammenhang mit einem Immobilienbedürfnis: zwischen der Portfoliomanagerin oder dem Portfoliomanager des BBL und der oder dem IL-BO.

1  Für die Bereinigung von Meinungsverschiedenheiten im Bereich der Logistik sind auf erster Stufe aufseiten BBL zuständig:

1. a. für die Geschäftsprozesse Büroausrüstung und Publikationen: die Abteilungsleiterin oder der Abteilungsleiter Vertrieb;
2. b. für den Geschäftsprozess Auftragsbeschaffung: die Abteilungsleiterin oder der Abteilungsleiter Beschaffung;
3. c. Fassung gemäss Ziff. I der V vom 25. Nov. 2015, in Kraft seit 1. Jan. 2016 ( AS 2015 5023 ). für den Geschäftsprozess Auftragsproduktion: die Abteilungsleiterin oder der Abteilungsleiter Produktion.